Napsali o nás

Základní informační materiály a výtažky z odborných i populárních článků publikovaných v České a Slovenské republice např. v Hospodářských novinách, Lidových novinách, MF Dnes, SME, týdeníku Profit, Trendu, Ekonomu, ve Světě hospodářství a mnoha dalších.

HN.IHNED.CZ (HN KARIÉRA) 20. 11. 2006 00:01

Chcete mít víc času? Tak o něm přemýšlejte

Tomáš Hůlka šéfuje společnosti, jejíž diáře umožňují lidem lépe plánovat čas. Tvrdí, že pokud si někdo připadá jako štvanec, může si za to do velké míry sám.

HN: Chodíte na jednání včas?
Jistě. A nemám moc rád, když musím na někoho čekat, protože si čas neumí zorganizovat. Samozřejmě, že zákazníkovi odpustím zdržení, protože mi na něm záleží. Ale na dodavatele bývám přísnější.

HN: Využíváte k plánování diáře, které prodáváte?
Využívám, i když ne všechny jejich možnosti. Spíš jen tu část, která mi vyhovuje. Každý si může sestavit různé druhy plánovacích systémů podle svých potřeb. Denní, týdenní, měsíční nebo podle druhu povinností. Pokud mám méně náročné pracovní období, tak moc neplánuji, spoléhám na svou paměť. Ale je-li toho moc, rád diář využiji. Nemyslím si, že by člověk měl být otrokem plánování. Ale jsou lidé, kteří raději plánují, než konají. Nic se však nemá přehánět.

HN: Je ideální denní plánování, týdenní, nebo měsíční?
Preferuji týden - osvědčilo se mi to v praxi. Je totiž dostatečně krátký z pohledu neustále se měnící reality. A je dostatečně dlouhý, aby obsáhl pracovní i volné dny, čas pro práci i relaxaci.

HN: Existují elektronické diáře. Neměly by nahradit ty papírové?
No, teoreticky asi ano. Ale praxe ukazuje, že rozhodně ještě ne. Papír má zatím své nenahraditelné výhody. Daleko snadněji umožňuje osobitý kreativnější záznam například nákres nebo čmáranice. V diáři máte celý časový plán v kontextu ostatních činností. Diář nepotřebuje baterie, nevyžaduje znalosti obsluhy. Člověk není závislý na nějakém servisu. Navíc, pokud si něco zapisujete na papír, přemýšlíte o tom a můžete se k tomu vracet.

HN: Proč vracet?
Třeba si na nějakou činnost vyčleníte čtyři hodiny a trvá to jen tři. Takže příště počítáte na stejnou činnost se třemi hodinami. K téhle korekci konkrétního času k určité činnosti se v elektronickém diáři nedostanete. Zatímco vás ale elektronický diář dokáže třeba na datum či úkol upozornit zvukem, vy se zkrátka musíte naučit se do svých poznámek v diáři dívat.

HN: Někteří lidé kvůli času studují time management. O čem je?
O plánování, organizování času a především o prioritách. Také je o hledání štěstí nebo o dosahování úspěchu. Stejně tak o rolích a úlohách člověka vůči svému okolí a společnosti, ve které žije. Je také o tom proč, jak, co a kdy. Zkrátka, jak řekl guru mnoha manažerů Peter F. Drucker: „Lepší než dělat věci správně, je dělat věci správné.“ Je také o vnitřní disciplíně. Naučíte-li se řešit svůj čas, přemýšlet o něm, přestane vám zbytečně utíkat.

HN: Je time management jen pro manažery?
Vůbec ne. Mezi našimi zákazníky jsou generální ředitelé, živnostníci, ale i řemeslníci, kteří za námi přijedou v montérkách. Řekl bych, že lidé, kteří plánují, jsou přemýšliví a nechtějí ztrácet čas věcmi, které pro ně nemají smysl.

HN: Kdy podle vaší zkušenosti začnou lidé plánovat?
Na školení o organizaci času, které jsme pořádali, nejčastěji přišli ti, kterým to, že neplánovali, způsobilo vážné problémy. Ať zdravotní nebo rozpad rodiny, vyhoření. Člověk by měl díky plánování směřovat ke spokojenosti. Český odborník a lektor Petr Pacovský to ve své knize Člověk a čas vystihl přesně, když řekl: „Prosperita začíná tím, že se cítím dobře.“

HN: Myslíte, že jsou Češi dochvilní?
Ze své zkušenosti mohu říct, že docela ano. Přičemž bych to slůvko „docela“ zdůraznil.

HN: Proč?
Když jsme dělali seminář o time managementu, napsali jsme na pozvánky čas zahájení 9.30 a už předem počítali s tím, že začneme v deset. Nespletli jsme se, půlhodinové zpoždění na konferenci v Praze je takový nevyřčený zvyk. Účastníci z Českých Budějovic přesto dorazili ještě s třicetiminutovým zpožděním a divili se, že jsme začali bez nich. Ale já mám za to, že měli počítat s větší časovou rezervou. Hodně lidí neovládá svůj čas jen proto, že si kladou nereálné cíle. Chtějí stihnout všechno a večer usínají s výčitkami, že mají skluz, že nestíhají. Mnoho cílů ale znamená „manažerovu smrt“.

HN: Co byste poradil štvancům, kteří nestíhají?
Pokud si někdo připadá jako štvanec, může si za to do velké míry sám. Každý z nás má denně k dispozici 24 hodin, v tom je život spravedlivý. Jde jen o to, jak s nimi naložíte a čemu je věnujete. Opravdu jde o již zmíněné priority.

HN: Řada lidí si je stanoví...
Ano, jenže někteří si často pletou pojmy naléhavý a důležitý. Nejdůležitější, nikoli nejnaléhavější, úkol je dobré vyřídit co nejdřív. Divila byste se, kolik hodin lidé běžně věnují nepodstatnému či naléhavému a na nejdůležitější jim nezbude čas. Mají pak pocit, že jim stále něco podstatného uniká, a je to pravda.

HN: Co s tím?
Někdy je prostě lepší deset minut přemýšlet o tom, co je skutečně důležité a pak to udělat, než se nechat vláčet okolnostmi. Manažer má tu výhodu, že může pro něho méně podstatné záležitosti delegovat na své zaměstnance. Pokud má v týmu nápaditého člověka, ať jej nechá, aby spolupracoval na koncepci. Zaměstnanec bude dělat, co ho baví. A na to, o čem by manažer přemýšlel půl dne, on přijde podstatně dřív.

HN: Co bývá zlodějem času?
Cokoli, na co ten čas neefektivně vynakládáte. Chodíte na porady, kde jste zbyteční. Šéf třeba nikomu neoznámí, že si bere den dovolené, a vy ho marně půl hodiny sháníte po celé firmě. Spamy, telefonáty, kolegové, kteří chodí pozdě na porady a čeká se na ně. Promarněných hodin je třeba se zbavit, chcete-li být spokojení a stihnout to, co potřebujete. Všechno nás v podstatě obtěžuje do té míry, do jaké to dovolíme.

HN: Dá se říct, s jakou časovou rezervou by měli lidé při plánování počítat?
Podle teoretiků time managementu běžný vyrovnávací čas tvoří 40 procent celkového času, který je k dispozici. Z toho zpravidla polovinu zaberou neočekávané operativní problémy a úkoly a druhou polovinu pak náš špatný odhad. U nové činnosti či úkolu je dobré plánovat stoprocentní rezervu. Kdo nevěří, ať si vzpomene na nějaký svůj špatný časový odhad a na dobu, za niž to skutečně zvládl.

Autor: Karolina Švidrnochová

karolina.svidrnochova@economia.cz

Nemáte čas? Máte mnoho úkolů?
Tak to chce osobní plánovací systém

Když před více než sedmdesáti lety nenápadný pracovník mnichovského nakladatelství R. Oldenbourg Gustav Grossmann napsal knihu „Jak racionalizovat sám sebe“, netušil, že nejen dává základ novému oboru - time managementu, ale i významnému výrobnímu odvětví - plánovacím diářům. Ten první nazval: „Šťastný deník“ a spolu s metodikou jak s ním pracovat si zajistil když ne šťastný, tak bezesporu bezstarostný život.

Tento velký vzor našel velké množství napodobitelů. Podle zahraničního časopisu Manager Magazin existuje v současné době asi 72 metod časového managementu. Od vylepšených kalendářů až po ucelené systémy s podporou na osobních počítačích a internetu.

Od Šťastného deníku k Plánovacímu systému ADK

Psal se rok 1992 a dosud největší nakladatelství odborné literatury GRADA představilo na podzimním veletrhu INVEX 92 první původní český time organizer. Protože vycházel z teorie o autodynamickém plánování, dostalo se toto označení i do názvu (AutoDynamický Kalendář). Na světě byla zkratka ADK a s ním i poté nová společnost ADK s.r.o.

Plánovací systém ADK si hned v počátcích dal nelehký úkol. Nabídnout rodící se skupině manažerů a podnikatelů něco víc než jen kopii zahraničního vzoru. Jeho tvůrci chtěli postihnout nejen určitá specifika daná hospodářskou situací a přechodem na jiný ekonomický systém, ale především postihnout fakt, že čas a cílené plánování vlastní práce a života, nemělo ve vědomí lidí prioritu. Práce pro mnohé pozorovatele z vnějšku příliš náročná, zvláště na konci dvacátého století v éře elektronických databank a převratných pokroků v počítačovém software. Bude o v kůži vázaný, barevně rozlišený diář, k jehož používání je třeba přečíst si manuál, vůbec zájem? Další léta přinesla odpověď a to jednoznačnou. Do roku 2000 u nás si získal plánovací systém ADK 100.000 uživatelů.

Přes současný rozvoj moderních technologií, mobilních telefonů, palmů a jiných vymožeností techniky počet uživatelů Plánovacího systému ADK stále roste. Tak jako náramkové hodinky a padnoucí kvalitní oblek je totiž jejich ideálním partnerem a osobní součástí.

Na pár slov u ředitele společnosti ADK

"Úspěch našeho Plánovacího systému ADK je dán především jeho filozofii, která vychází z toho, že člověk, který chce být úspěšný, a teď nemyslím jen vydělat hodně peněz, musí rozvíjet svoji osobnost", vysvětluje ředitel společnosti Ing. Tomáš Hůlka a pokračuje:"Málo kdo z nás může říci, že víme, co všechno za úkoly před nás život postaví. Zda cíle, které si postavíme budou reálné. Náš manažerský systém už svým formátem nebo materiálem, ctí všechny profesní i příjmové skupiny, které s organizováním času pracují". Současně nabízí pomocníky i pro praktickou stránku každodenní práce. Umožňuje svému uživateli přijímat plnohodnotná rozhodnutí i mimo vlastní kancelář. Všechny důležité údaje a poznámky má totiž sebou v jednom uceleném systému. Pokud si dokáže sladit "vybavení" s kolegy a podřízenými, je práce takového týmu jednoznačně efektivní. Použití e-mailu a interní komunikace ve firmě pak efekt ještě doplní a zvýrazní.

Tomáš Hůlka: " Společnost ADK spol. s r.o. je dnes zcela nezávislou privátní společností v rukách českého kapitálu orientující se na český a slovenský trh.".

Největší podíl na trhu v Čechách i na Slovensku

Společnost ADK vznikla v roce 1992 a hned v prvním roce dosáhla se svým produktem manažerským Plánovacím systémem ADK prvenství na trhu. Dnes má více než sto tisíc uživatelů. Vše je prý ve vysoké funkčnosti a špičkové kvalitě. Do dnes si společnost drží většinový trh a vypadá to, že zde skutečně není dalšího místa. Je to možné?

"Měli jsme mnoho konkurentů i máme dodnes. Na začátku jsme hodně nárazově investovali a získali jednorázově trh, během jediné sezóny. Ostatní jsme vytlačili, pravda moc jich tehdy v roce 1992 nebylo, a pak již nepustili a děláme to tak stále. Nemohou se dostat dlouhodobě na naše ceny, na naši kvalitu na náš servis a informační podporu - vždy jim něco bude chybět. Je to samozřejmě také otázka většího kapitálu, kterým disponujeme, než má naše konkurence a pro světové firmy v této oblasti působící jsme zase příliš malý trh a jejich mezinárodní a univerzální produkty nemohou našim (ušitým na míru) konkurovat." odpovídá nám na otázku ředitel společnosti Ing. Tomáš Hůlka.

"Po vysoké kvalitě materiálů je naší základní výhodou oproti levnějším tchaiwanským nebo dražším západoevropským produktům naše plná národní podpora, kompletně vše je české či slovenské včetně všech doplňujících formulářů a informačních sad, kalendář není univerzální bez svátků a víkendů jako u diářů levných, ale je to kalendář český či slovenský a konkrétního roku, takže vidíte co kam konkrétně plánujete a nestane se, že jste si naplánovali poradu např. na nějaký státní svátek.

Výjimečně se vyskytující jiné české či slovenské výrobky. Nedosahují zdaleka naší kvality včetně formy a obsahu a jeho informační podpory. Na první pohled se pak již dále nemusí moc lišit. Jsou často levnější a z méně kvalitní a trvanlivé kůže či z koženky, což se laikům ukáže až časem. Zpravidla udělají jednu až dvě sezóny pak končí a jejich zákazníci ztrácejí návaznost. Přecházejí k nám i ti, co se nechali krátkodobě zlákat například nižší cenou.

Dalším neoddiskutovatelným přínosem ADK svému uživateli oproti konkurenci je jistota a budoucnost našeho servisu v podobě aktualizace termínovaných sekcí, formulářů v dalších kalendářních letech. Jsme tu od roku 92, jsme tu rádi, daří se nám dobře a chceme tu zůstat alespoň dalších 100 let. V tomto smyslu také investujeme do rozvoje modulů k jednotlivým výrobkům na trhu a do celých nových produktů.

U ADK Fashion - programu naší osobní kožené galanterie - je základní konkurenční výhodou vysoká funkčnost a design. Kvalita materiálů a kůže je pochopitelně špičková.

Neposledním faktem je i naše zaměření, diferenciace produktů a široká cenová variabilita s ohledem na naše nejrůznější uživatele v Čechách a na Slovensku. Snažíme se v tomto smyslu pokrýt všechny kategorie a cílové skupiny u nás a poskytnout jim jejich produkt - pro bohaté majitele, pro všechny podnikatele, pro top manažery největších podniků, pro poradce, právníky, učitele, studenty, pro střední menežment, pro nezávislé obchodní zástupce, asistenty a asistentky apod."

Úspěch je ve vašich rukou...

Trochu zprofanované tvrzení, o jehož věrohodnosti však málokdo pochybuje. Jakou roli však v něm hraje např. ADK? Odpovědí na otázku by mohlo být nejen ujištění odborníků, že právě odvětví výroby time organizérů, nezaznamenalo za posledních padesát let výraznější krizi, ale především fakt, že manažerský plánovací systém se stává stále častěji součástí osobnosti. Průvodcem životem. Pomocníkem při dosažení cílů, které by si každý člověk měl umět vytyčit a také průběžně sledovat. Dynamicky upravovat cestu a úkoly k nim i úkoly, které k nim vedou.

Šéfredaktorka amerického vydání časopisu Cosmopolitan Helen Gurleyová-Brownová má na svém pracovním stole neustále položený výtisk svého časopisu. Kdykoliv je v pokušení ztrácet čas děláním čehosi, co nemá nic společného s časopisem, podívá se na něj a hned se vrátí k práci. Tvrdí: "Pokud nemáte smysl pro to, jaké je pořadí důležitosti věcí, můžete pilně pracovat celý den, ale od svého cíle se budete spíše vzdalovat, než abyste jej dosáhli." Zcela jednoznačně postavila cíl před čas. A na stejném principu je založen i Plánovací systém ADK. Chce své uživatele nejen naučit pracovat s časem, ale především jim dát možnost naplánovat si cíle. Reálně. To znamená v čase. A k tomu jim nabízí ještě další praktické pomocníky, které z Plánovacího systému ADK dělají skutečnou kancelář ve vaší ruce.

Tenkrát na východě

Každá doba a každá země má své hrdiny. Tenkrát na západě to byli mužové drsní, houževnatí a odvážní v zaprášených džínách a vestách z pravé kůže. S sebou měli kolty a to proklatě nízko, seděli na koni poněkud vysoko a jejich mozky byly spalovány zlatou horečkou. Byli to zlatokopové a ti vytrvalí a úspěšní změnili tvář Ameriky.

Až se za pár let bude říkat "Tenkrát na východě", kdo budou uznávaní hrdinové naší doby a naší země? Asi těžko nacionální fanatici s puškou v ruce, pomalí, nepružní a přecpaní politikové let minulých či "podnikatelé" alias tuneláři a podvodníci, ale mužové a jejich protějšky vzdělaní a inteligentní, uhlazení a odvážní v nažehlených oblecích a sněhobílých košilích, ti, kteří sebou nosí malé, ale proklatě nadité kufříky a nastupují do vozů s mnoha koni pod kapotou. Ti, jejichž mozky jsou přeplněny plány technologickými, ekonomickými, politickými a podnikatelskými. Ti, kteří chtějí dohonit ztracený a promarněný čas nedávné minulosti a změnit tvář střední či východní Evropy, přestože se tento cíl zdá vzdálený až neuskutečnitelný.

K dosažení cíle tak náročného je třeba nejenom inteligence a vytrvalost, ale naprosto nezbytně i dokonalého systému osobního plánování. Pro získání potřebných partnerů a spolupracovníků pak je třeba i vlastní osobní charisma, kouzlo a image osobnosti, kterou vysoká kvalita a forma jistě umocňuje. Plánovací systém ADK splňuje obojí.