Time Management čtvrté generace

K plánování a organizaci času slouží celá řada pomůcek, doporučených metod a postupů. Moderní vědní disciplína, která řeší člověka z pohledu jeho činností v čase, se nazývá Time Management. Historicky i podle důrazů na jednotlivé rozhodující klíčové faktory a zaměření této teorie a jednotlivých jejích aplikacích v praxi se hovoří již o čtyřech generacích Time Managementu.

Ve které generaci se nyní kdo nachází? Jak kdo, prakticky se lidé nacházejí v nejrůznějších z nich. Podle svých zkušeností, vzdělání, praxe i, a to především, osobního individuálního naturelu a psychické vybavenosti.

První až třetí generace

První generace přinesla zavedený pořádku v úkolech a činnostech. Výsledkem byly přehledy úkolů a činností a jejich propojení s osobami a zdroji jejich zajištění. Tehdejší teorie řešila především co máme dělat.

Druhá generace přiřadila úkoly a činnosti k časové posloupnosti. Vznikl časový harmonogram. Kalendář či diář s úkoly. Tj. co a kdy máme dělat.

Třetí generace řešila prioritně jak dosáhnout vytyčených cílů. Začíná tedy od cílů a k nim definuje strategii a následné konkrétní úkoly v čase. Zabývá se stanovením a definicí cíle a strategií jeho dosažení, tedy jak, co a kdy máme dělat. K definovaným cílům a jim odpovídajícím úkolům hledáme priority. Tj. tzv aktivní přístup člověka k problémům a svým činnostem. (Pozn. podle P. Pacovského reaktivní přístup pod méně kontrolovaným nebo nesměrovaným vlivem emocí.)

Time Management čtvrté generace

Čtvrtá generace začíná od sebepoznání člověka, od jeho individuálních hodnot s důrazem na osobnost člověka na jeho dobrý pocit, vyrovnanost, kondici, dobré vztahy. Klíčovým je dosažení dobrého pocitu pomocí pochopení strategické role, poslání a priorit jedince. Prioritám se přiřazují cíle a následné úkoly, ne opačně úkolům priority. Proč, jak, co a kdy.

Důležitější než výsledky je síla pocitu, že jdeme správným směrem. Ve čtvrté generaci hovoříme o tzv. proaktivním přístupu člověka k problémům a činnostem, ke svému životu a jeho uspořádání (spolupráce logiky a nasměrovaných emocí).

Klíčovou zásadu Time Managementu čtvrté generace vyjádřil krásně např. český odborník a lektor pan Petr Pacovský ve své knize člověk a čas: Prosperita začíná tím, že se cítím dobře.

Priorita

Priorita je hned vedle času klíčovým a primárním pojmem teorie i praxe Time Managementu. Je z pohledu moderního Time Managementu průběžnou hodnotou člověka. Je obecná, neměřitelná nebo měřitelná jen pocitem. Naopak cíl (dominantní u třetí generace) je konkrétní, měřitelný. Priorita podle současného výkladu a zkušeností musí předcházet cíle.

Ve třetí generaci se často jasně definovaný cíl stával stresujícím strašákem. Frustrace z neplnění úkolů odradila člověka často i rozumně plánovat, odradila i zákazníky ADK. Mnoho cílů často znamenalo manažerovu smrt.

Dogmatický předpis činností často nevyhovuje člověčímu naturelu, nedokonalosti. Je třeba hledat, nejprve najít role a priority a jim přiřazovat strategické cíle. Místo na slunci se pak člověku vědy zjeví v pravou chvíli, stejně tak se dostaví i jeho dobrý pocit, jít správnou cestou, správným směrem a tomu v odpovídajících proporcích si plánovat čas. Okamžitý krok správným směrem je více než podrobně plánování budoucnosti.

Cesta člověka se tedy ve čtvrté generaci koncentruje tedy na vyhledávání priorit (kam člověk směřuje) v základních oblastech jeho zájmu (práce, vztahy, kondice apod.). Při standardních úvahách se řeší otázka odkud, kam a kudy nebo jak půjdeme. Základní myšlenkou je dosažení dlouhodobě dobrého pocitu člověka.

Jako každý dobře fungující systém je i ADK Plánovací systém založe

Napomůže koordinaci Vašich jednotlivých činností a možností jejich využití pro více cílů, naučí Vás, jak dobře rozplánovat čas.

Současný životní styl a nástroje Time Managementu

Dle renomovaného časopisu Economist podle posledních výzkumů prováděných v roce 1999 na amerických univerzitách, při kterých byli základními respondenty jejich bývalí studenti, vyšlo najevo, že prakticky 100 % všech sledovaných absolventů, kteří se aktivně účastní řízení nejrůznějších ekonomických subjektů ve Spojených státech, používá internet ke komunikaci a 64 % i jako zdroj dalších informací. 95 % z celkového počtu sledovaných pak používá nějaký klasický osobní plánovací systém, zpravidla Day Runner a jen 34% tento systém kombinuje s některým ze softwarových produktů. Těch je v USA nepřeberné množství – především na internetu.

Pouze elektronický plánovací systém či kalendář užívá jen 4,5 % dotázaných. Vzhledem k nedávnému relativně velikému boomu elektronických databank a především v současnosti nejrůznějších palmtopů a rozvoji souvisejících internetovských aplikací je zřejmé, že jejich uživateli nejsou manažeři, kteří mají vyšší nároky na příslušný nástroj osobního plánování a správy dat a informací.

Od nedávných výzkumů přínosů plánovacích systémů bylo již většinou upuštěno, neboť ušetřený čas (dříve zpravidla uváděné 2 až 3 hodiny denně) je v moderním hektickém životním stylu automaticky pohlcen a nahrazen dalším objemem práce a vyššími výkony, pochopitelně i vyššími příjmy a životním standardem. Díky vyšší produktivitě práce a vyšším příjmům pak Američané tráví více času konzumací zábavy.

Výrazným přínosem plánovacího systému ve spojení s mobilním telefonem a možností připojení se na internet prakticky kdekoli se dle uvedených výzkumů stává změna životního stylu spočívající především v prolnutí původně více oddělené pracovní, relaxační či dokonce rodinné a noční části dne. Tedy celý den je možno pružněji střídat či propojovat práci, volný čas a zábavu, odpočinek a relaxaci dle možností i potřeb jedince a jeho okolí. K tomu dnes vedle moderních technologií přispívá také plánovací systém.

Diář versus manažerský plánovací systém

Diář s kalendářem v klasické papírové či kožené podobě asi netřeba podrobně představovat, taktéž je tomu i u jeho elektronických mutací na PC, internetu či dnes i mobilním telefonu. Jeho základem je strukturovaný kalendář a monolitická poznámková část umožňující zápisy schůzek a úkolů v chronologickém pořadí, jednoduché struktury zápisů dat včetně telefonů a adres. Při pohledu na příslušnou část diáře je vždy vidět právě jen dané sledované období a chronologické řazení schůzek či úkolů.

Diář neumožňuje vidět období v rámci jiného období, v kontextu dlouhodobějších či složitějších úkolů a osobních cílů člověka, neumožňuje jednoduše vidět a zaznamenávat vazby a souvislosti mezi uchovávanými informacemi – člověk je musí nosit stále v hlavě, a to často bolí, a dříve či později je stejně většinou ztratí. Plánovací čára času je přímá, chronologicky obsazená – naplánovaná. Následně pod vlivem skutečností a reálných plnění úkolů lze však velmi obtížně měnit data na časové ose – co se naplánuje a nesplní v termínu se složitě přesouvá, termíny jsou obsazené, nové úkoly se do zaplněného období již nevejdou, vzniká zmatek v prioritách a množství nahromaděných úkolů. Člověk své úkoly ani z časových důvodů nezvládá, plýtvá časem na jednodušší ale nepodstatné nebo zcela ztrátové činnosti, je stresován.

Plánovací systém umožňuje vidět a plánovat vše v nejrůznějších souvislostech a najednou. Okamžitě poskytuje přehled o vzájemných vazbách a souvislostech. Poskytuje pružnou strukturu osobních informací a dat. Nejprve obecných a při dalším pohledu i všech hlubokých a podrobných. Umožňuje dynamicky měnit, korigovat, doplňovat úkoly a plány. Dle kvality a úrovně plánovacího systému pak i s náležitou snadností a jednoduchostí, i když na první pohled to vypadá naopak složitěji a pracněji než u diáře. Plánovací systém, narozdíl od diáře, umožňuje řazení priorit a jejich dynamické úpravy a korekce dle reálné skutečnosti a stavu plnění úkolů naprosto v souladu a s ohledem na osobnost konkrétního člověka a jeho životních cílů a individuality.

Samozřejmostí pak je možnost strukturovaného záznamu i čtení jednotlivých intuitivních informací a dat nebo jen vazeb mezi úkoly a informacemi, mezi životními cíli a třeba jednotlivými operativními telefonáty v tom kterém okamžiku apod.

Technicky se plánovací systém na první pohled odlišuje od běžného diáře přítomností více barevně odlišných a strukturovaných sekcí formulářů a především víceúrovňovým kalendářem zvlášť pro kalendářní rok, měsíc v roce, týden v roce a jednotlivý den. Větší formáty pak rozlišují v rámci dne i hodiny.

Plánovací systém bývá také zpravidla ve výrazně kvalitnějším materiálovém provedení a díky použitým materiálům a přidané informační hodnotě a know how bývá i vyšší cena.

Manažerské plánovací systémy a moderní technologie

Oblast elektronické komunikace již dnes nabízí řadu možností i pro osobní plánování. Současné elektronické plánovací systémy na PC, internetu či mobilním telefonem a především jejich vzájemné propojení skýtají do budoucna netušené možnosti. Zajímavé využití skýtá již dnes např. Microsoft Outlook nebo jeho propojení s mobilním telefonem.

Většina současných elektronických diářů a organizérů na PC či internetu nebo různé palmtopy apod. bohužel často neodpovídá ani úrovni klasických diářů. Je to především díky zatím limitujícímu technickému záznamu intuitivních, prostorových či plošných informací a souvislostí a jejich následnému jednoduchému a rychlému čtení a aktualizaci (plošné křivky, kresby a vazby definující jasněji konkrétní informační fakta, prostorové vnímání času a informací, složité struktury dat a úkolů aj.).

Svou roli zatím hraje i složitější obsluha a omezení daná potřebnou požadovanou klávesnicí pro vkládání dat uživatelem. Uživatelsky komfortnější a jednodušší výběry standardizovaných textů a struktur dat z příslušných doprovodných elektronických knihoven jsou proti zadávání celých textů z klávesnice zatím nedostatečné a neuspokojují patřičné individuální nároky uživatele.

Softwarové produkty, které klasické požadavky osobního plánování v současnosti suplují, jsou zatím stále složité na obsluhu, uživatelsky nekomfortní a jsou určeny zatím jen fajnšmekrům nebo vybraných odborníkům se speciálním pracovním zaměřením. Jejich cena a nároky na kvalifikaci obsluhy tomu také odpovídá. Tradiční uživatel, kterému má jeho systém především ušetřit a zefektivnit čas a usnadnit rozhodování, jej zatím zpravidla nevyužije. Ke standardnímu širokému používání je ještě daleká cesta rozvoje moderních technologií. I takové produkty však na sebe jistě nedají v budoucnosti dlouho čekat. Tímto směrem se jistě bude v blízké budoucnosti ubírat i příprava a vývoj pokrokových technologií firem pracujících v oblasti produktů Time managementu a osobních plánovacích systémů.

Jedním z mezikroků a přechodnou vývojovou etapou bude asi i současná cesta společnosti ADK, jejíž klasický produkt – Plánovací systém ADK – má přímou vazbu na některé standardní elektronické produkty softwarových firem a opačně uživatelé příslušného software si mohou například tisknout individuální formuláře přímo ve formátu klasického ADK.

Budete-li potřebovat odbornou radu, pomoc při nákupu nebo budete-li mít návrhy na zlepšení těchto stránek nebo naší produkce nebo nenajdete-li jiná témata, která jsou pro Vás důležitá, budeme vděční za Vaše podněty.

Rádi Vás budeme i sami kontaktovat, zanecháte-li nám zprávu nebo jakýkoli vzkaz na e-mail: adk@adk.cz nebo zavoláte-li nám na telefon +420 220 386 490.