header image banner

Stručný průvodce uživatele systému ADK

Toto je rychlý a základní orientační návod pro začínající uživatele plánovacího systému. Podrobnější informace pro uživatele naleznete v našem tištěném průvodci Plánovací systém a Time Management nové generace

  1. Plánování času
    1. Roční plán
    2. Měsíční plán
    3. Týdenní plán
    4. Denní plán
    5. Jak navazuje červená oblast na ostatní oblasti
  2. Úkoly a činnosti
    1. Jak stanovovat každodenní priority
    2. Pravidelné platby
    3. Finance
    4. Roční rozvrh
    5. Týdenní rozvrh
    6. Nezapomeň
    7. Projekt
    8. Aktivity
    9. Kniha jízd
    10. Jak navazuje modrá oblast na ostatní oblasti
  3. Osobní plánování
    1. Životní role
    2. Prioritní role
    3. Strategické cíle
    4. Dílčí a postupné cíle
    5. Posuzování činností
    6. Pravidelné činnosti
    7. Sledované činnosti
    8. Rozdělení času v týdnu
    9. Posuzování kondice a klidu
    10. Posuzování kvality času
    11. Týdenní hodnocení činností
    12. Týdenní hodnocení času
    13. Měsíční hodnocení
    14. Roční hodnocení
    15. Jak navazuje zelená oblast na ostatní oblasti
  4. Databanka a adresář
    1. Kontakty
    2. Informační část
    3. Chytrá desatera uživatele ADK
    4. Jak navazuje hnědá oblast na ostatní oblasti
  5. Záznamník a blok
    1. Poznámkové listy
    2. Záznam z jednání
    3. Záznam z porady
    4. Myšlenkové mapy
    5. Jak navazuje šedá oblast na ostatní oblasti
  6. Závěr

Děkujeme Vám za zájem o Plánovací systém ADK. Vstoupili jste tím mezi lidi, kteří přemýšlejí o svém životě, svých cílech, a tím dovedou svůj život úspěšně řídit a prožívat v radosti a štěstí. Každý systém, i ten nejdokonaleji vymyšlený, je však vždy jen odrazem svého uživatele.

Velkou výhodou Plánovacího systému ADK je to, že je navržen pro naprosto individuální využití. Dává tak prostor pro individuální styly řízení času, projektů, financí, stanovování, evidenci a rekapitulaci priorit a cílů. Nevnucuje uživateli jeden univerzální styl.

Tímto návodem Vám chceme nabídnout několik úvodních rad jak používat Plánovací systém ADK co nejefektivněji. Záleží na přístupu, který zvolíte, počítejte však s tím, že na plánování, evidenci a rekapitulaci Vašich cílů a úkolů na konci dne/týdne budete potřebovat minimálně 10 minut týdně.

Získáte však nenahraditelného pomocníka v každodenním životě, získáte několik hodin týdně času navíc, vyhnete se stresu, můžete se věnovat náročnějším úkolům, můžete dosáhnout snadněji i těch nejnáročnějších cílů. Podaří se Vám odstranit neužitečné návyky, odbourat „požírače času“ se kterými již dlouho bojujete. V každém případě si lépe uspořádáte svůj život. Budete spokojenější.

Části plánovacího systému

  1. První část se věnuje plánování času (v Plánovacím systému červená oblast). Tato oblast je nejčastěji (s největší pravděpodobností několikrát denně) používanou oblastí. Nabízí některé užitečné tipy a doporučení jak vytvářet roční, týdenní a denní plány.
  2. Druhá část je o plánování úkolů a projektů (v Plánovacím systému modrá oblast). Vysvětluje, proč je důležité úkoly plánovat, jaké jsou hlavní parametry správně definovaného úkolu.
  3. Třetí část se věnuje sebeřízení, plánování a hodnocení (v Plánovacím systému zelená oblast). Její jednotlivé kapitoly vysvětlují pojem sebeřízení, prezentují klíčové oblasti, ve kterých může sebeřízení sehrát klíčovou roli v dosažení úspěchu, uvádějí neužitečné předsudky v našich myslích, které nám brání být úspěšní, efektivní a v pohodě, navrhují metody práce na definici svých životních cílů a rolí.
  4. Čtvrtá část (v Plánovacím systému hnědá oblast) stručně popisuje obsah doplňkových informací, které systém nabízí především pro rychlé vyhledávání některých často používaných informací nebo kontaktů.
  5. Pátá část (v Plánovacím systému šedá oblast) slouží k individuálnímu záznamu informací a dat různého typu, formy a struktury.


1. Plánování času

a. Roční plán

Formulář Roční plán poskytuje okamžitý přehled o všech dnech v kalendářním roce na velmi malé ploše. Jeden pohled Vám umožní vidět rozložení a prolínání několika aktivit. Malá plocha ročního plánu Vám nemusí vyhovovat z důvodu menší přehlednosti. V tomto případě můžete používat více ročních plánů, např. pro každou ze svých prioritních rolí definovanou v zelené oblasti na formuláři – prioritní role. Získáte tím více místa, ale ztratíte možnost uceleného pohledu na Váš celkový roční plán. Rozhodnete-li se používat jeden roční plán, používejte pro záznamy zkratek a jejich vysvětlivky si poznamenejte v dolní části formuláře.

Při jeho pravidelném hodnocení si pan Modelový naplánoval na březen příštího roku třídenní kurz manažerských dovedností. Pravidelně 1. týden v březnu se účastní ročního setkání členů managementu ze všech poboček firmy ve které pracuje. V rámci svého projektu vybudování regionální obchodní sítě se rozhodl pravidelně navštěvovat jednotlivé regiony v republice, aby osobně poznal situaci a byl v kontaktu se zákazníky. Do ročního plánu proto od března naplánoval svoje cesty do regionů (CR). V pátek pravidelně vede schůzku obchodníků ze svého oddělení (OM).

b. Měsíční plán

Formulář Měsíční plán je v systému zastoupen formou ročního diáře. Tato forma byla zvolena záměrně z praktických důvodů. Diář je vyjímatelný a tím pádem použitelný samostatně. Diář je v porovnání s ročním plánem mnohem podrobnější a současně Vám dovoluje dělit aktuální rok na měsíce, dny a hodiny. Umožňuje Vám tak rychlou a dostatečně podrobnou orientaci v očekávaných událostech.

Do Diáře si zapisujte především ty aktivity nebo termíny, které mají vztah ke vzdálenější budoucnosti než jeden týden.

c. Týdenní plán

Do plánu nejprve zapisujte prioritní úkoly. Do barevně označeného záhlaví formuláře zapište klíčový úkol příštího týdne. V případě, že se rozhodnete nepoužívat denní plány a týdenní plán bude tak Vaší nejmenší plánovací jednotkou, přeneste z týdenního rozvrhu do týdenního plánu Vaše pravidelné aktivity, které chcete vykonat. Stejně tak přeneste i termíny z diáře. Potom postupně zformulujte a zapište úkoly, na nichž chcete v týdnu pracovat. Činnosti, které z nich vyplývají si rozepište na zvláštní list formuláře poznámky, který k týdennímu plánu připojte. U každé činnosti si udělejte značku o její delegovatelnosti, stupni důležitosti, apod. Podívejte se na úkoly s nižší prioritou a vyhraďte si pro ně čas v týdnu. Posuďte jak jsou úkoly náročné na koncentraci. Smyslem týdenního plánování není bezmyšlenkovité opsání údajů z diáře, rozvrhů a ostatních plánů. Tyto informace musíte vzít v úvahu, ale smyslem týdenního plánování je aktivně se bránit přívalu událostí a požadavků Vašeho okolí, udržet orientaci na vaše dlouhodobé cíle.

Pan Modelový si pro 15. týden stanovil jako klíčový úkol zlepšit kvalitu manažerských hodnotících pohovorů, které již nějaký čas vede se svými podřízenými. Rozhodl se, že si svoje zkušenosti a postřehy z rozhovorů v tomto týdnu bude zapisovat a v pátek vše probere se svým koučem, jehož konzultací se rozhodl využít pro zlepšení svých manažerských dovedností.

Do prvního sloupce týdenního plánu zapsal všechny aktualizované schůzky (přesunuté z minulého týdne, naplánované v týdenním rozvrhu – cesta do regionu) a rovněž aktivity, které si dohodl na víkend s rodinou a přítelem Petrem a jeho rodinou. Aktivit označil prioritami. Do pravého sloupce si poznačil úkoly, kterým zatím nepřiřadil přesný čas, kdy se jim bude věnovat.  

d. Denní plán

Do vyznačeného řádku v záhlaví si zapište hlavní úkol dne. Z týdenního plánu si přepište všechny úkoly tak, abyste je rozvrhli do času v podobě činností. Naplánujte si nevyřízené činnosti z předcházejícího dne.Poznačte si periodicky se opakující aktivity dle rozvrhů. Do svislé kolonky označené křížkem si u každé činnosti zapište její prioritu. Toto opatření Vám umožní, že se v případě časového stresu způsobeného neočekávanými událostmi dokážete rychle rozhodnout, čemu dát přednost. Odhadněte časovou náročnost jednotlivých činností a zaznamenejte si ji.

Do pravého sloupce zaznamenávejte věci a činnosti, u nichž věříte, že je zvládnete ve zbylém volném času. Ani u nich si nezapomínejte psát priority a za každou činnost si poznamenejte dobu, kterou odhadujete, že Vám zabere. Pravý sloupec je rozdělen do tří částí. V horní označené symbolem telefonu zapište jména osob, kterým chcete zatelefonovat, do prostřední části si zapisujte činnosti vyplývající z Vašich strategických cílů, do dolní části zapisujte činnosti s nižší prioritou, činnosti, které chcete delegovat.

Každý den si plánujte 60 procent času. 40 procent plánujte jako rezervu. Rezervu věnujte příjemným nepředvídatelným událostem, rušivým momentům, zlodějům času, spadlým serverům, dopravním zácpám. Pokus se Vaše časová rezerva nevyčerpá, neimprovizujte. Nejprve se zamyslete, zda se nedá využít neplánovanými činnostmi, které máte poznamenané na formuláři Nezapomeň.

Jak vypadá denní plán pana modelového? Ráno si 30 minut zacvičí a pak posnídá s rodinou. Má v plánu pobavit se o programu na sobotu, kdy má přijet na odpolední návštěvu Petr s rodinou.

Klíčovým úkolem pro čtvrtek 8. 4. je pro pana Modelového rozvoj jeho manažerských dovedností. Podle týdenního rozvrhu má v plánu dva manažerské hodnotící rozhovory se svými podřízenými, tyto rozhovory má již dlouho dopředu dohodnuté jak s Pavlem, tak s Ludvíkem. Protože si na pátek dohodl schůzku se svým koučem, chce se ve čtvrtek věnovat vyhodnocení svých manažerských pokroků (strategický cíl C5 z formuláře Strategické cíle v zelené oblasti) v oblasti vedení hodnotících rozhovorů se svými podřízenými a připravit se na páteční schůzku s koučem. Rozhovory mu zaberou každý 60 minut, vyhodnocení a přípravě chce věnovat 60 minut celkem. V rámci naplánovaných pravidelných setkávání s klíčovými lidmi z divize půjde tentokrát na oběd s ředitelem marketingu Georgem. Pro projekt Budování regionální obchodní sítě (v rámci strategického cíle C 4) musí pokročit v přípravě celkového rozpočtu (30 minut) a pročíst si návrhy nájemních smluv, které včera dostal od firemního právníka (30 minut). Dnes v 17 hodin se chce se svým synem Vaškem zúčastnit fotbalového tréninku. Telefony, které chce ve čtvrtek vyřídit si poznamenal do pravého horního rohu formuláře a označil je prioritami. Když se dnes nedovolá zahradníkovi, zkusí to zítra. Pan Modelový si naplánoval aktivity, které mu zaberou zhruba 60 procent času, který bude dnes pracovat. Je možné, že se objeví nějaký problém, který bude muset řešit nebo na některou z plánovaných činností neodhadl potřebný čas správně. Rezervu na klíčové činnosti pro tento den má snad dostatečnou.  

e. Jak navazuje červená oblast na ostatní oblasti

ADK Plánovací systém Vás nutí k přemýšlení a organizaci času mimo jiné tím, že jednotlivé cíle a úkoly často i přepisujete z jednoho formuláře na druhý a přitom je stále zpřesňujete. Tento proces má pochopitelně dvě stránky: kladnou, která se projevuje právě zpřesňovaným uvažováním, a zápornou, která se projevu zvýšeným množstvím práce. V těch případech, kde jsou data a úkoly dány plně a neměně, byste se měli spokojit s dvojím zápisem: do diáře (nebo do ročního plánu) a do denního plánu. Zde oceníte výhodu systému, který umožňuje pracovat a mít na očích vedle sebe formuláře pro tři časová období – den, týden , měsíc.

Do denního plánu (v případě, že se rozhodnete jej nepoužívat, tak do týdenního plánu) se postupným přepisováním dostanou ty nejmenší úkoly, ze kterých se skládají Vaše velké – strategické cíle.

nahoru



2. Úkoly a činnosti

a. Jak stanovovat každodenní priority

Pro rozhodování o tom, jakým činnostem dáte přednost dnes a které přesunete na pozdější dobu, musíte pracovat s pojmy naléhavost a důležitost. Důležitost posuzujte s ohledem na svoje cíle. Pouze to, co Vás vede ke splnění těchto cílů je důležité. Naléhavá činnost vyžaduje okamžitou pozornost.

Oblast 1 – důležité a naléhavé

Důležitým a naléhavým může být termínovaný úkol, neodkladný problém, havárie ohrožující životy nebo životní prostředí. Těmto úkolům věnujte okamžitou pozornost. Pokud však budou ve Vaší činnosti převažovat, budete pracovat vždy ve spěchu a Váš styl práce bude možné charakterizovat jako krizové řízení.

Oblast 2 – důležité a nenaléhavé

Do této oblasti byste měli směřovat. Tato oblast je základem efektivního osobního řízení. Dává prostor pro plánování, poznávání nových příležitostí, seberozvoj a rozvoj svých vztahů se svým okolím. Celkově je to vyrovnaná práce s málo krizemi. Především redukce činností z oblasti 3 a 4 Vám umožní získat více prostoru pro práci v oblasti 2.

Oblast 3 – nedůležité a naléhavé

Pokud pracujete v této oblasti, soustřeďujete se na krátkodobé záležitosti, krizové řízení, cíle a plány považujete za bezvýznamné. Většinu svého času trávíte reagováním na záležitosti, které jsou naléhavé, a proto si o nich myslíte že jsou i důležité. Více než o své priority se Vaše práce opírá o priority a očekávání druhých lidí.

Oblast 4 – nedůležité a nenaléhavé

Pokud se budete soustřeďovat na běžné záležitosti jako je vyřizování některé pošty, některých telefonických hovorů, nepodstatné detaily, přílišného úspěchu ani kariérního postupu pravděpodobně nedosáhnete.

b. Pravidelné platby

Pravidelné a včasné hrazení svých finančních závazků je rovněž důkazem Vaší spolehlivosti nejen pro Vaše dodavatele, ale především pro bankovní dům. Pravidelným hrazením Vašich závazků si nejen šetříte peníze za penále z prodlení, ale především si nezavíráte cestu ke snadnému vyřízení hypotéky nebo jiného úvěru, pokud je Vaše finanční historie v pořádku. Rovněž tak pro kontrolu Vaší výdajové stránky rodinného či jiného rozpočtu je dobré mít stálý přehled o stálých platbách. Pro případ, že Vaše rodinné účetnictví je obsáhlejší, je vhodné využít pro evidenci a přehled tohoto charakteru tabulkové procesory.

Pro případ, že pravidelné platby nehradíte trvalým příkazem z Vašeho účtu, při pravidelné revizi Vaší modré oblasti diáře nezapomeňte na přenesení termínů pravidelných plateb do Vašeho týdenního nebo denního plánu.

c. Finance

Formuláře Finance slouží k evidenci Vašich osobních příjmů a výdajů a sledování Vašeho salda. Mohou rovněž sloužit pro jednoduchou evidenci předpokládaných příjmů a výdajů Vašeho oddělení nebo firmy. V případě většího počtu finančních operací však je vhodnější používat tabulkové procesory nebo účetní programy.

d. Roční rozvrh

Slouží pro dlouhodobější plánování a především rozplánování jednotlivých aktivit na příslušné měsíce v roce. Může se jednat např. o zaznamenání narozenin, dovolená a podobné události.

Při měsíčním plánování nebo týdenním plánování nahlížejte do tohoto rozvrhu a významné události přepisujte na příslušné dny.

Pan Modelový si dle svých prioritních rolí do ročního rozvrhu zaznamenává prázdniny syna Vaška, kterým se v maximální míře snaží přizpůsobit termíny své dovolené. Rovněž narozeniny a ostatní rodinná výročí patří do jeho ročního rozvrhu. Jako člen managementu firmy pro kterou pracuje se pravidelně první týden v březnu účastní ročního setkání manažerů firmy ze všech poboček ve světě.

e. Týdenní rozvrh

Týden je základní časovou jednotkou v plánování času nové generace. Formulář týdenní rozvrh znáte všichni již ze školních lavic. Slouží Vám k zapsání pravidelně se opakujících aktivit. Rychlý pohled do týdenního rozvrhu Vám umožní s jistotou odmítnout schůzku na kterou nás někdo zve. Týdenní rozvrh používejte při týdenním plánování a vše v něm zaznamenané přenášejte do týdenního plánu. Týdenní rozvrh můžete zpracovávat jednak svůj, ale stejně dobře můžete mít k dispozici týdenní rozvrhy svých podřízených nebo svých dětí.

Týdenní rozvrh pana Modelového (označený Týdenní rozvrh – já) již v sobě zahrnuje činnosti, které si naplánoval v zelené oblasti, týkající se jeho sebeřízení. Pravidelně tedy chodí běhat a cvičí, do rozvrhu si po konzultaci se svými podřízenými, kterým se rozhodl věnovat více času, dohodl pevné termíny osobních pohovorů, vymezil si jeden pracovní oběd v týdnu pro klíčové lidi z obchodní divize, se kterými se chce pravidelně setkávat. Jeden den za 14 dnů (vždy v lichém týdnu) – středu, si vymezil pro pracovní cesty do regionů s cílem lépe osobně poznat prostředí a trh. Protože se chce více věnovat svému synovi Vaškovi, nechal jej na stejný formulář do svého systému zpracovat svůj školní rozvrh a rozvrh jeho zájmových aktivit, včetně toho, kde jednotlivé kroužky navštěvuje. V případě, že se rozhodne Vaška z fotbalu vyzvednout, nemusí jej pracně shánět telefonem shánět, aby zjistil, kde se trénink koná.

f. Nezapomeň

Formulář s vykřičníkem na modrém záhlaví slouží k zaznamenávání úkolů s datumem a časem kdy vznikly v levém sloupci. Zaznamenávat můžete rovněž nápady, které máte zájem uchovat, zkrátka vše, na co nechcete zapomenout. Pravý sloupec nabízí prostor pro označení splněného úkolu. Pravidelnou revizí (nejlépe s týdenní periodou) těchto formulářů vyhodnocujte poznámky na tomto formuláři a rozhodněte se, zda je zařadíte do týdenního plánu nebo mezi Aktivity nebo jej nebudete realizovat.

g. Projekt

Jste-li v roli koordinátora projektu nebo člena realizačního týmu projektu, je vhodné evidovat práci na projektu a poznámky z koordinačních schůzek vždy na stejném místě. K tomu slouží v modré oblasti systému formuláře Projekt.

Zadní strana slouží pro více poznámek, můžete vkládat volné listy v případě potřeby.

Úkolem obchodní divize (v rámci strategického cíle C-4, viz zelená oblast, formulář Strategické cíle) pro letošní rok je vybudování regionální obchodní sítě v České republice. Pan Modelový je za projekt zodpovědný. Naplánoval si projekt zahájit 1.3. a dokončen by měl být do konce listopadu. Zahajovací schůzku naplánoval na 23.2. Na projektu spolupracují jeho přímí podřízení a George, šéf marketingu. Pan Modelový využívá svých zkušeností z předchozího zaměstnání a postupně sepisuje seznam činností a úkolů, které bude nutné zajistit a delegovat na členy realizačního týmu. Připravuje se tak na zahajovací schůzku k tomuto projektu (viz formulář záznam z porad v šedé oblasti, část 5.2)

h. Aktivity

Tento formulář můžete používat pro přehlednou evidenci Vašich aktivit, činností nebo úkolů, kterým se s ohledem na svůj plán hodláte věnovat. Aktivitu označte datem, kdy práci na ní hodláte zahájit a zároveň prioritou, jakou jste ji přiřadili. Tento formulář zařaďte do týdenního plánování a aktivity, činnosti nebo úkoly přenášejte do týdenních nebo denních plánů.

i. Kniha jízd

Knihu jízd ve Vašem systému můžete používat (pokud nepoužíváte jiný systém ve vaší firmě) k pravidelné evidenci údajů nutných k vyúčtování provozu Vašeho, ať již služebního nebo soukromého vozidla používaného pro služební účely.

j. Jak navazuje modrá oblast na ostatní oblasti

Při přepisování úkolů do časových oblastí systému, tj. týdenního a denního plánu, tzv. týdenní rekapitulaci, projděte používané formuláře v modré oblasti a vše potřebné, co se rozhodnete realizovat v následujícím týdnu přeneste do příslušných týdenních nebo denních plánů.

Vytvořte si vlastní systém značek a zkratek pro splněný úkol, úkol přesunutý na jiný termín, delegovaný úkol, apod.

nahoru



3. Osobní plánování

a. Životní role

Tímto formulářem začíná cesta ke stanovení cílů. Při definování životních cílů je pochopitelně výhodné postupovat systematicky. Jeden z více možných systémů pro naše uvažování o smyslu našeho životního úsilí se přímo nabízí v souvislosti s našimi životními rolemi. Ukazuje se totiž, že všechny životní cíle můžeme dát – při troše dobré vůle – do souvislosti se zcela určitými adresáty, se kterými jsme v nějakých vztazích. 

Formulář „Životní role“ umožňuje získat kompletní přehled o těchto rolích. Každý paprsek, vycházející ze středu kruhu můžete využít pro znázornění jedné role, která má ve Vašem životě nezanedbatelný význam. Kruh je pro Vaši lepší orientaci rozdělen do několika částí: nahoru směřují paprsky, které se týkají různých aspektů Vašeho vztahu k sobě samému, doprava paprsky související s rolemi v rodině, komunitě a společnosti, a doleva paprsky definující Vaše role v pracovní sféře.

Příklad ukazuje, jak vyplnil formulář „Životní role“ pan Modelový. Jako role s nezanedbatelným významem označil ty, které souvisejí s jeho zdravím, osobním rozvojem a zálibami (v části nadepsané „Já“), jeho manželkou Evou, synem Vaškem, jeho otcem Josefem a matkou Annou, tchýní Ludmilou, kamarády Petrem a Láďou, firmou, ve které je zaměstnán a její obchodní divizí, kterou řídí, generálním ředitelem, ředitelem marketingu (George) a ředitelem vývoje a výzkumu (Standa), kteří jsou jeho nejbližšími pracovními partnery, se dvěma klíčovými obchodními partnery (Hans a Michal) a se třemi svými klíčovými podřízenými (Renata, Palo a Ludvík).  

b. Prioritní role

Životních rolí, které Vám stály za vyznačení, jste pravděpodobně našli tolik, že zabývat se všemi by nebylo efektivní. Formulář „Prioritní role“ umožňuje vybrat ze životních rolí priority, kterým budete věnovat v tomto roce zvýšenou pozornost. Na tomto formuláři je – více než na formuláři předchozím – zdůrazněno dělení našich budoucích cílů do tří sfér: osobní, pracovní a rodinné-komunitní. 

I když jsou podtištěny čtyři paprsky pro každou sféru, velmi doporučujeme, abyste označili za priority co nejmenší počet rolí. Systém by měl být přehledný a efektivně zvladatelný, a to se při počtu rolí, který převyšuje 10, opravdu nedá zaručit. Počet priorit mezi rolemi v rozmezí 4 až 7 položek je pro začátek optimální.

Formulář „Prioritní role“ umožňuje nejen vybírat priority, ale také posuzovat jejich relativní důležitost. Uvnitř kruhu na obrázku 3 je stupnice od 4 do 10, která označuje jednotlivá vkreslená mezikruží. Čím delší čáru podél paprsků, charakterizujících vybrané prioritní role, nakreslíte, tím vyšší prioritu roli přisoudíte. 10 je maximum, hodnoty menší než 5 u priorit nepředpokládáme.

Příklad ukazuje, jak vyplnil formulář B pan Modelový. Vybral si svou roli Vaškova otce a strůjce vlastního zdraví (obojí s prioritou 9), svou životní roli manžela (osmý stupeň priority) a obchodního ředitele (priorita 7).

c. Strategické cíle

Pokud víte, které role jsou pro Vás důležité, můžete přemýšlet, čeho v nich hodláte dosáhnout. Při tomto rozvažování je velmi důležité získat určitý odstup od přítomnosti, přechodných stavů a okolností a povznést se alespoň trochu nad okamžitý běh času.

Vzorem postupu Vám může být způsob, jakým stanovil své strategické cíle pan Modelový. Pro čtyři prioritní role stanovil celkem 5 strategických cílů. Jeden z nich se vztahuje k jeho vlastnímu zdraví, další dva se týkají rodiny a zbylé cíle jsou pracovní.

Pan Modelový označil tyto cíle C-1 až C-5 a bude tato označení používat na dalších formulářích a po celý rok při hodnocení svých aktivit. Prozatím pro každý z nich stanovil na škále od 0 (nejmenší) do 10 (nejvyšší) prioritu, tedy relativní důležitost, jakou mají při žití příslušné prioritní role. Protože jsou všechny jeho strategické cíle hodně obecné, přisoudil jim vesměs velmi vysoké priority.

Formulář tohoto typu také umožnil panu Modelovému spočítat celkovou míru priority každého cíle jako součin relativní důležitosti (priority) příslušné role a relativní důležitosti (priority) každého cíle v této roli. Protože oba tito činitelé nabývají hodnot od 0 do 10, vypočítané součiny se pohybovaly v rozmezí od 0 do 100. Pokud i Vy určíte tyto součiny, pomůže Vám to později, při plánování a přidělování času.

Strategických cílů by nemělo být více než 10. Pro vstup do světa sebeřízení se hodí počet v rozmezí 5 až 8 strategických cílů, a to ze stejného důvodu jako u počtu prioritních rolí.

d. Dílčí a postupné cíle

Strategické cíle obvykle přesahují horizont jednoho roku. Pro plánování v rámci jednotlivého roku je tedy vhodné sledovat cíle méně vzdálené. To umožňuje formulář „Dílčí a postupné cíle“. Pro větší přehlednost Vašeho plánování cílů je vhodné použít jeden formulář tohoto typu pro každý definovaný strategický cíl.

Stejně to udělal i pan Modelový. Na obrázku je vidět, jak naplánoval své kroky pro splnění prvního strategického cíle (C-1, „zdraví“), které zamýšlí vykonat v tomto roce. Pokud jej napodobíte, získáte jednoduchý strategický plán pro své úsilí o dosažení nejdůležitějších životních cílů.  

Až budete mít vyplněné všechny potřebné formuláře „Dílčí a postupné cíle“, nezapomeňte prosím vyznačit termíny všech postupných cílů do příslušných formulářů měsíčního a ročního hodnocení (viz dále). Pravidelný návyk v sebeřízení podle strategických cílů také předpokládá, že budete každý týden plánovat své aktivity, směřující k dosažení dílčích a postupných cílů, a že budete do jednotlivých dnů a týdnů vpisovat úkoly a krátkodobé cíle, které s nimi souvisejí. Pro monitorování úspěchů a neúspěchů v tomto týdenním rytmu slouží formuláře týdenního hodnocení činností (viz dále).

e. Posuzování činností

Schéma rozděluje činnosti na důležité (D, nahoře) a nedůležité, tedy podružné (P, dole), a dále na naléhavé (N, vlevo) a nenaléhavé, plánované, s předstihem činěné, tedy v jistém smyslu trvalé (T, vpravo). Je pochopitelně důležité uvědomit si, kolik času trávíme ve kterém ze čtyř kvadrantů, charakterizovaných kombinacemi čtyř uvedených písmen, a které naše činnosti do kterého kvadrantu patří.

Snad ještě užitečnější je druhá osa, umožňující rozlišovat mezi důležitým a podružným. Vodítko pro hledání důležitého nám poskytnou naše strategické cíle. Pokud určitá činnost významně přispívá k dosažení nějakého strategického cíle, je pravděpodobně důležitá. S. R. Covey velmi soustavně upozorňuje, že důležité je to, co posiluje a obnovuje naše vnitřní zdroje a tím zachovává nebo zvětšuje náš potenciál pro budoucí aktivity (více v knize Sebeřízení Jiřího Plamínka nebo ve zmíněné příručce Sebeřízení). Dobře definované strategické cíle by se neměly dostat do rozporu s touto podmínkou.

Na příkladu se můžete inspirovat způsobem, jakým si s formulářem „Posuzování činností“ poradil pan Modelový. Vyšlo mu, že by rád trávil daleko méně času v „naléhavých“ kvadrantech DN a PN. Zatoužil naopak být výrazně častěji v kvadrantu DT. Dále uvidíme, co udělal proto, aby se mu to v tomto roce podařilo.  

f. Pravidelné činnosti

Tento formulář poskytuje prostor ke zmapování průměrného dne nebo týdne v roce. Můžete do něho vepsat všechny činnosti, kterým se v takovém obyčejném dnu nebo týdnu věnujete. Přehlednosti prospěje, když pro každou sféru činnosti použijete zvláštní formulář. Až budete hotovi (jistě, nikdy to nebude stoprocentní), vraťte se prosím k jednotlivým položkám seznamu a pokuste se vyplnit druhý, třetí a čtvrtý sloupec formuláře.

Pokud se do těchto úvah pustíte, pravděpodobně objevíte více činností, které nesouvisí s žádným strategickým cílem. Možná to znamená, že jste na některý důležitý strategický cíl zapomněli nebo jej podcenili. Pan Modelový (příklad se týká jeho činností v osobní sféře) si například uvědomil, že hodně času tráví každý týden čtením novin, sledováním televizních zpráv, čtením odborných publikací a učením angličtiny (dohromady více než 8 hodin týdně).

I když si dovede představit, že čas, trávený čtením novin by dokázal redukovat lepším výběrem článků, nehodlá se těchto činností vzdát. Protože však nesměřují k žádnému strategickému cíli, musel připustit, že v diagramu na formuláři E nepatří mezi důležité. Jejich klasifikaci (PT) napsal tedy do závorek a po zralé úvaze se asi za týden vrátil k formulářům „Prioritní cíle“, „Strategické cíle“ a „Dílčí a postupné cíle“. Definoval novou prioritní roli ("osobní rozvoj" s prioritou 7) a mezi své strategické cíle doplnil další, týkající se rozvoje vlastního životního přehledu, osobních znalostí a dovedností. Označil jej symbolem C-6.

Na příkladu můžeme vidět, že řadu takových příkladů objevil ve svém životě i pan Modelový. Zejména sledování televize u něho většinou nesouvisí se strategickými cíli (výjimkou jsou večerní zprávy a občasné sledování CNN, které pomáhá jeho angličtině jít s dobou).

g. Sledované činnosti

Ve Vašich seznamech činností se jistě objevily takové, se kterými je třeba něco dělat. Formulář „Sledované činnosti“ Vám umožní tyto změny přehledně naplánovat. Má jen 8 řádků a toto omezení je záměrné a velmi důležité. Zejména pokud se systematickým řízením svého času a činností právě začínáte, je třeba zamýšlenou regulaci činností hned od počátku nezahltit velkým množstvím předsevzetí.

Proto alespoň pro začátek doporučujeme omezit počet sledovaných činností na 3 až 6. Ostatně, pokud se dostaví úspěch, a Vy si na plánování a hodnocení zvyknete, nebude pro Vás problém seznam sledovaných činností rozšířit o další body.

Pan Modelový, jak můžete vidět na příkladu, zvolil rozumný počet sledovaných činností – čtyři. Některé z nich se rozhodl nedělat vůbec (do sloupce, který je nadepsán „cílová pozice v diagramu“, u nich vepsal slovo „mimo diagram“, čímž naznačil, že je hodlá exkomunikovat z okruhu svých aktivit, že pro ně není v diagramu místo), jiné by chtěl naopak do diagramu přilákat (běhání a cvičení), případně dělat jinak (pak se liší jejich současná a cílová pozice, viz setkávání s lidmi z divize).  

Formulář „Sledované činnosti“ umožňuje ve svém posledním sloupci také napsat, jak hodláme změny dosáhnout. Můžeme například činnost zcela odmítnout nebo delegovat na někoho jiného. Pan Modelový se v rámci sebeřízení konečně rozhodl nedělat mnohé rutinní úkoly - při kontrole smluv se spolehne na podnikového právníka a při kontrole korespondence na svou asistentku).

h. Rozdělení času v týdnu

Nyní jsme před dalším klíčovým rozhodnutím sebeřízení. Tímto formulářem vstupujeme do vlastního managementu času. Čeká nás rozhodnutí o tom, jak rozdělit svůj čas mezi činnosti, které jsme vyhodnotili jako důležité. Začneme od rozdělení času mezi sebe, práci a rodinu a komunitu, tedy mezi tři naše známé sféry.

Především musíme vzít v úvahu, že ke třem známým sférám (osobní, pracovní a rodinné-komunitní) musíme doplnit ještě "klidovou" sféru, zahrnující spánek, usínání a probouzení. Za období, pro které je dobré čas plánovat, vybereme 1 týden.

Pan Modelový také použil formuláře „Rozdělení času v týdnu“. Zjistil, že by rád trávil v práci o hodně méně času, ale pro začátek rozumně zvážil, že 45 hodin týdně místo současných 56 hodin, je reálný dílčí cíl. Získaných 11 hodin týdně by rád rozdělil především mezi rodinu a spánek. spánku nepociťuje. Ubude mu i času v osobní sféře, ale to jej příliš nemrzí, protože jde o televizní čas v rámci regulace sledované činnosti číslo 1 (formulář „Sledované činnosti“). To, zda se panu Modelovému úmysly daří uskutečnit, bude každý týden sledovat na formuláři „Týdenní hodnocení času“ (viz dále).

Aby uspěl, bude muset hlídat jednotlivé činnosti i čas, který mu zaberou, a odhadovat, kolik času tráví ve které sféře. Pochopitelně mu postačí jen přibližný odhad, ostatně intuice mu spolehlivě řekne, jak na tom je. Má velkou šanci na úspěch, pokud vytrvá. Záměry u třetí sledované činnosti podle formuláře „Sledované činnosti“ znamenají velkou úsporu pracovního času. Je vidět, že pan Modelový v redukci pracovního času uspěje, pokud bude úspěšný ve změnách, které naplánoval.

i. Posuzování kondice a klidu

Tento formulář nám umožní posoudit kvalitu času, který máme k dispozici. Díky tomu budeme moci věnovat nejvyšším prioritám čas nejvyšší kvality. V horní části formuláře je rozkreslen průměrný den do 24 úseků po jedné hodině. Je pravda, že v průběhu takového dne hodně kolísá naše kondice. Někdy jsme více „fit“, jindy méně. 

Na příkladu vidíme, jak svou křivku kondice určil pan Modelový. Jeho denní rytmus má tři vrcholy – nejvyšší kondici má kolem sedmé hodiny ranní, pak kondice postupně klesá. Ke druhému, menšímu vrcholu vyroste křivka kondice před polednem a třetí, nejmenší lokální maximum má kolem 18. hodiny večerní. Celkově se dá říci, že pan Modelový je příkladem „ranního ptáčete“.  

Horní část formuláře „Posuzování kondice a klidu“ vlastně charakterizovala změny „vnitřních podmínek“ výkonnosti během dne. Jeho střední a spodní část je určena pro zakreslení průběhu podmínek vnějších. Pokud jsme v určité době více rušeni, křivka je na nižších hladinách, při malém vnějším rušení vystupuje výše. Tyto „křivky klidu“ se pochopitelně výrazně liší v pracovních a volných dnech. Formulář proto umožňuje zakreslit obě tyto verze křivek klidu.  

To udělal i pan Modelový. Nejvíce klidu mu vyšlo logicky během noci. V průběhu pracovních dnů se křivka po úvodním propadu po deváté hodině šplhá do svého poledního lokálního minima, souvisejícího s tím, že kolem poledne je řada kolegů na obědě a v práci je poměrný klid. Po obědě rušení opět stoupá, ale čím více den pokročí, tím více je v práci klidu. Volné dny jsou pro pana Modelového klidnější než pracovní. Lidé v domě později vstávají a jednotlivá minima křivky vlastně vyznačují doby, kdy rodina společně snídá, obědvá a večeří.

j. Posuzování kvality času

Vypočítat úhrnnou kvalitu času v různých dobách pracovního i volného dne nám umožní formulář „Posuzování kvality času. Využívá toho, že na formuláři I jsme míry kondice i klidu v obou případech posuzovali na škále od 0 do 10. Součin obou měr tedy bude nabývat hodnot od 0 do 100. Můžeme mu říkat kvalita času.

Příklad ukazuje, jak vyšla křivka kvality času panu Modelovému. Ten zjistil, že jeho nejkvalitnější čas (s kvalitou nad 50) je v pracovních i volných dnech situován do doby kolem šesté hodiny ranní. Kolem poledne pracovního dne se obě křivky trochu ruší, ale přesto je v této době další pásmo relativně kvalitního času. Poslední, nejméně výrazné zlepšení přichází okolo šesté hodiny. I ve dnech volných je průběh kvality času obdobný, jen maxima jsou vyšší a trochu posunutá v čase.

Pointu těchto hrátek objevíme, když se vrátíme k příkladu formuláře „Strategické cíle“. Na nich jsme vyhodnotili míru priority (tedy relativní důležitost) strategických cílů také v hodnotách od 0 do 100. Vedle množství času můžeme tedy činnostem lehce přidělovat i čas odpovídající kvality. Tím, že se budeme snažit dělat nejvýznamnější činnosti v nejkvalitnějším čase.

Pan Modelový se například rozhodl, že pracovní dny bude zahajovat cvičením nebo běháním (C-1). Ještě než v práci začne obvyklý ruch, využije svého nejlepšího času k plánování činností, souvisejících s "pracovními" strategickými cíli C-4 a C-5, a k vlastnímu osobnímu rozvoji (nově doplněný strategický cíl C-6). Ranní plánování hodlá zúročit zejména při ranních setkáních s klíčovými zaměstnanci divize (cíl C-5) a při jednáních s obchodními partnery, která by rád vedl zejména kolem poledne (cíl C-4). Podvečerní maximum patří synovi Vaškovi (cíl C-2), večerní hodiny partnerce (cíl C-3).

Ve volných dnech si pan Modelový hodlá po probuzení zacvičit (C-1). Vašek se budí poměrně brzy (kolem půl sedmé), takže se mu pan Modelový může v klidu věnovat (C-2). Možná s ním bude chodit časem běhat. Dokud bude Vašek spát, pan Modelový se bude věnovat sobě: bude studovat, přemýšlet, plánovat (C-6). Zbytek volného času patří rodině - výlety do přírody i za kulturou a společné hry a poznání jsou důležité, protože reflektují hned několik strategických cílů (jistě C-2 a C-3 a zčásti i C-1).

k. Týdenní hodnocení činností

Tento formulář umožňuje vyznačit před počátkem týdne vše podstatné pro jednotlivé strategické cíle, čeho má být v týdnu dosaženo (řádky označené P podle slova „plán“), a zhodnotit na konci týdne, do jaké míry se to povedlo (řádky označené S ze slova „skutečnost“). Formulář umožňuje rozložit plán dosahování těchto krátkodobých dílčích a postupných cílů do jednotlivých dnů v týdnu. 

Příklad naznačuje průběh desátého týdne práce pana Modelového s Plánovacím systémem ADK v kalendářním roce. Vidíme, že si pan Modelový postupně vytvořil jednoduché značky pro určité činnosti, úkoly a krátkodobé cíle. Kdyby zapomněl, co které písmena znamenají, lehce si osvěží paměť pohledem do diáře. Většinu naplánovaného udělal v předpokládaném čase: ve středu a v neděli si byl zaběhat (B), v pondělí a ve čtvrtek podle plánu cvičil (C), jen sobotní cvičení přesunul na pátek, aby stihli ranní vlak na výlet do Českého ráje (V). V úterý pomáhal Vaškovi s přípravou na písemku z matematiky (M). Pro manželku připravuje oslavu narozenin. V úterý podle plánu odeslal pozvánky přátelům, kteří se oslavy zúčastní (PO). V pátek šli s Evou po dlouhé době do divadla (D). Byla příjemně překvapena, že obstaral lístky (týden č. 6).

V práci, v rámci péče o vztahy se zákazníky (cíl C-4) si podle plánu připravil prezentaci nového produktu pro firmu Šumafuk, a.s. (PP znamená příprava prezentace). Ve středu pak prezentace (P) pro tohoto zákazníka vcelku úspěšně proběhla, stejně jako plánovaný oběd s obchodním partnerem (O). Na úterý a čtvrtek měl naplánována ranní setkání s nejbližšími podřízenými (H znamená hodnotící pohovor). Úterní proběhlo, šipka ve čtvrtek znamená, že setkání odpadlo, protože ředitelka vývoje Renata byla s dítětem u lékaře a tak si udělal poznámku, že se na zdraví jejího syna Káji, kterého zná, musí poptat. V úterý a v pátek si pan Modelový osvěžoval angličtinu (A). Na podzim jej čeká v rámci cíle C-6 mezinárodně uznávaná zkouška z anglického jazyka.  

l. Týdenní hodnocení času

Horní část formuláře umožňuje posoudit úspěch při rozdělování času mezi jednotlivé sféry. Jde o pravidelné posouzení, zda se Vám podařilo naplnit cíl, stanovený na formuláři „Rozdělení času v týdnu“. Dolní část formuláře nabízí prostor pro posouzení Vašeho úspěchu v naplňování záměru o rozdělení Vašeho času mezi čtyři kvadranty formuláře „Posuzování činností“.

Z plánovacího systému pana Modelového jsme vybrali stejný, tedy desátý týden – jako u předchozího formuláře. Zatímco tam byl vcelku důvod ke spokojenosti, zde vynikly jisté problémy.  

Z horní části příkladu je patrné, že pan Modelový, především díky tomu, že získal kontrolu nad sledováním televize, si dokázal dopřávat více spánku, což odpovídá jeho záměru, který vkreslil do formuláře „Rozdělení času v týdnu“. Nedokázal ovšem redukovat čas strávený v práci a rozšířit čas, věnovaný rodině. Rozhodl se proto, že v příštích týdnech se bude věnovat zejména těmto úkolům.

Spodní část příkladu svědčí o tom, že sice došlo k určitým pohybům, ovšem po srovnání s formulářem „Posuzování činností“ musel pan Modelový uznat, že tyto pohyby měly být větší. Neuspěl v činnostech, kde záleželo i na ostatních (například při delegování práce na asistentku a specialisty).

Pan Modelový ví, že má silnou vůli, bývá však neúspěšný při řízení jiných. Rozhodl se tedy, že si přečte nějakou knihu o řízení lidí. V rámci strategického cíle C-6 (osobní rozvoj), kterému do té doby dominovala angličtina, se od té objevily nové dílčí a postupné cíle, související s manažerskou praxí: najít dobrou příručku (do 31. 3.), přečíst ji (do 30. 4.) a vybrané užitečné náměty si zvyknout využívat v manažerské praxi (do 30. 6.).

m. Měsíční hodnocení

Formulář „Měsíční hodnocení“ umožňuje hodnotit úspěchy a neúspěchy
v sebeřízení i v měsíčním kroku. Jeho vyplňování je analogické vyplňování týdenního hodnocení vykonávaných činností. Liší se zejména tím, že umožňuje širší pohled. Proto do něho nemá smysl vpisovat detaily, spíše je výhodné sledovat jen plnění důležitých dílčích a postupných cílů.

Plán (P) a skutečnost (S) porovnáváme při měsíčním hodnocení stejně jako při hodnocení týdenním. Příklad ukazuje, jak si náš známý, pan Modelový, poradil s říjnovým hodnocením svých aktivit. Při měsíčním hodnocení již pan Modelový použil jen teček. Protože pracuje s plánovacím systémem pravidelně již desátý měsíc a pod každým terčem si dovede představit konkrétní obsah. Plný terč v kolonce skutečnost znamená, že plán byl splněn, prázdný terč upozorňuje, že plán byl splněn jen částečně nebo nebyl splněn vůbec. Formulář jako celek je přehledným záznamem relativního množství úspěchů a neúspěchů v měsíci.

Pan Modelový v říjnu většinou cvičil a běhal (cíl C-1) podle plánu – jen ve 42. týdnu se necítil dobře a dal si několik dnů klidu. Dařilo se mu úspěšně plnit záměry týkající se syna a zaměstnanců obchodní divize (cíle C-2 a C-5), podstatně méně se mu dařilo v souvislosti s manželkou a pracovními partnery (cíle C-3 a C-4). Celkový dojem z října si tím ovšem nenechal zkazit: vždyť ve 43. týdnu složil zkoušku z angličtiny (cíl C-6), na kterou se pečlivě připravoval od začátku roku.  

n. Roční hodnocení

Na příkladu je vidět, jak vyplnil formulář N pan Modelový. Pro zobrazování úspěchů a neúspěchů zvolil stejné symboly, plné a prázdné terče, jako při vyplňování ostatních formulářů.

Když přemýšlel nad výsledky svého snažení, uvědomil si, jaký kus cesty k sebezvládání již dokázal ujít. Shluk plných terčů vlevo nahoře vypovídá o tom, že v termínech, určených ve formuláři D, části věnované cíli C-1 (zdraví, obrázek 8), velmi úspěšně splnil plánované objemy pohybových aktivit i dva ze třech dílčích cílů při redukci tělesné hmotnosti. V únoru vážil průměrně 87 kg a v dubnu plánovaných 84 kg. Zhubnout do září na plánovaných 80 kg již ovšem jeho tělo odmítlo. Pan Modelový udržel svou hmotnost i po Vánocích na 83 kg, cítí se dobře a rozhodl se, že se v příštím roce bude jen snažit tuto hodnotu udržet.

Začátkem dubna si pan Modelový přečetl knihu Vedení lidí, týmů a firem. Do června se mu podařilo promítnout vybrané náměty z této příručky do své manažerské praxe. Zásadně zlepšil způsob, jakým zadává úkoly svým podřízeným a také pravidelné hodnotící pohovory jsou od června méně konfrontační. Navíc se skutečně se zbavil velké části rutinních činností. V práci teď tráví 42 - 45 hodin času týdně. Část ušetřeného času využil pro pracovní činnosti v kvadrantu DT (například pro pravidelná setkání se svými nejbližšími podřízenými). Větší část získaného času ovšem přesunul do rodinné sféry a díky tomu naplnil zejména řadu plánů, které se týkaly syna Vaška. Z hlediska distribuce času teď v zásadě žije v souladu v přáním, vyjádřeným na obrázku 8.

Přesto mu zůstává důvod k nespokojenosti. Již nad měsíčními hodnoceními (viz například obrázek 26) si často všiml, že zatímco se mu často dařilo naplňovat cíle, které se týkaly jeho samotného, syna Václava a podřízených, tak naopak často selhal u kolegů, partnerů a nadřízených a ne vždy se mu podařilo naplnit cíle, týkající se vztahu s manželkou Evou. Nad ročním hodnocením si proto pan Modelový uvědomil, že se naučil řídit sebe a lidi,
u kterých se očekává, že jej budou poslouchat, ale nedaří se mu ve vztazích rovnoprávných, horizontálních. Poprvé mu to došlo někdy o prázdninách, kdy se zcela zbytečně pohádal s manželkou o úplnou malichernost.

Hned v září si přečetl knihu o mezilidských vztazích, ale nyní vidí, že v tomto případě mu kniha nestačila. Zřejmě mu v tomto případě spíše než znalosti chybí dovednosti. Rozhodl se tedy, že se zúčastní interaktivního tréninkového kursu o technikách vyjednávání a řešení konfliktů mezi lidmi. V březnu příštího roku má již na to vyčleněné tři dny v kvadrantu DT. Na kurs se opravdu těší, bude mít na lektora dost otázek. Navíc se pan Modelový rozhodl, že v příštím roce zvýší ve formuláři B prioritu své role manžela z 8 na 9, a hlavně že se to výrazně projeví při formulaci strategických a dalších cílů v jeho chování v příštím roce.

Tímto příkladem se loučíme s panem Modelovým, a protože jste to byli vy, uživatelé Plánovacího systému ADK, koho pan Modelový v této části manuálu reprezentoval, jistě mu rádi popřejeme, aby měl ze sebeřízení i nadále radost i užitek.

o. Jak navazuje zelená oblast na ostatní oblasti

Jak již bylo uvedeno dříve, stanovení Vašich životních rolí, cílů a priorit, je naprosto klíčové pro vymanění se z vleku událostí a okolností a získání kontroly nad svým časem. V zelené oblasti tedy definujete zásadní cíle a strategické úkoly, hledáte základní směry postupu k jejich naplnění. Plánování postupu krok za krokem Vám umožní modrá oblast. Zde si jednotlivé cíle můžete rozplánovat například ve formě projektu, za použití rozvrhů.

Z rozvrhů se pak tyto pravidelné činnosti při Vašem týdenním plánování dostanou do týdenních a denních plánů. V případě nepravidelných úkolů, se k realizaci do týdenního nebo denního plánu dostanou buď přímo ze zelených formulářů např. týdenního hodnocení činností, nebo z projektů nebo formulářů Nezapomeň. 

nahoru



4. Databanka a adresář

a. Kontakty

Telefonní seznam

Formuláře telefonního seznamu slouží k tvorbě vlastní databanky kontaktů. Volná struktura listů Vám umožňuje vytvořit si několik druhů záznamů dělených podle různých třídících klíčů, např. podle odvětví, zdrojů informací, názvu nebo místa získání kontaktu, apod. Můžete si vypracovat soukromé nebo pracovní adresáře. Jde o aktuální záznamy s časovým omezením. Při potvrzení jejich důležitosti přesunete tyto kontakty do A-Z adresáře.

A-Z adresář

Je umístěn v samostatných deskách spolu s diářem, což umožňuje jeho samostatné použití bez celého systému. Slouží k abecedně řazenému uložení adres a telefonních čísel trvalejšího charakteru.

Provozní hodiny

Provozní hodiny provozoven, které často navštěvujete, spolu s čísly na kontaktní osoby Vám při sestavování plánu návštěvy čistírny nebo autoopravny umožní šetřit čas strávený nad listováním v telefonním seznamu.

Internetové adresy

Internetové adresy jsou užitečným doplňkovým formulářem k Vašemu počítači, kde pravděpodobně oblíbené a nejčastěji navštěvované internetové stránky máte evidované. Pokud ale listujete zajímavým časopisem a potřebujete si internetovou adresu poznamenat, je úsporou času její zaznamenání do Vašeho systému než přímo do počítače, který třeba právě nemáte po ruce.

b. Informační část

  • Mapa ČR, Prahy a vybraných měst v ČR
  • Vzdálenosti mezi vybranými městy v České republice

c. Chytrá desatera uživatele ADK

Inovací Plánovacího systému ADK jsou rychlé rady a tipy, jak zvládat činnosti a situace, které nejen manažeři, ale i obchodníci, a ostatní profese velmi často vykonávají a do kterých se dostávají. Tyto jsou nazvány Chytrými desatery a jsou umístěny právě v hnědé oblasti systému.

Pokud míváte občas pocit, že chcete v některých situacích jednat a reagovat jinak, doporučujeme Vám, přečíst si patřičné desatero ve stavu klidu a pohody. Nejefektivnější cesta jak změnit svoje návyky začíná důkladným zamyšlením nad takovými situacemi a vytvořením nového vzorce chování ve Vaší mysli. Pro vlastní postupy, které hodláte v takové situaci aplikovat při nejbližší příležitosti neváhejte využít volnou rubovou stranu Chytrých desater. Rubové strany jsou prostorem pro Vaše vlastní, praxí ověřené a především pro Vás přijatelná desatera.

d. Jak navazuje hnědá oblast na ostatní oblasti

Pokud si na rubovou stranu formulářů s Chytrými desatery zapisujete svoje náměty na zvládání různých situací. Zahrňte občas týdenní rekapitulace i tyto formuláře. Zjistíte-li, že k tomu, abyste lépe zvládali stresové situace, potřebujete absolvovat trénink nebo koučovací rozhovor, vzniká Vám i v hnědé oblasti úkol, který je třeba přepsat do plánovací části systému.

nahoru



5. Záznamník a blok

a. Poznámkové listy

Jsou linkované stránky na přední straně a s rubovou stranou bez řádků.

b. Záznam z jednání

Toto je prostor pro přípravu a záznam jednání a schůzek. Jeho struktura je klasická, nabízí evidenci základních dat o schůzce jako je datum, hodinu zahájení a předpokládaného ukončení, místo konání, kontaktní údaje na účastníky, seznam účastníků, téma schůzky. Dále umožňuje jednotlivým projednávaným bodům přiřazovat priority. Pro další snadnou práci s úkoly vyplývajícími z jednání slouží poslední sloupec označený x – pro označení úkolu jako vyřízený, delegovaný, apod.

c. Záznam z porady

Toto je obdobným formulářem jako záznam z jednání. Můžete jej používat jak v roli účastníka porady nebo osoby, která poradu svolává a vede.

Pan Modelový zahájil práci na projektu Budování regionální obchodní sítě poradou se svými spolupracovníky na projektu. Schůzku svolal na úterý odpoledne. Na celou poradu měl 120 minut. Proto si ještě před poradou stanovil předpokládanou spotřebu času na jednotlivé body, které měl na programu. Z diskuse se spolupracovníky vyplynuly ještě další nezbytné úkoly ke splnění cíle (body 9 a 10), které si pan Modelový zapsal na formulář Projekt, k seznamu úkolů, který měl již vytvořený před poradou. Rovněž na tomto formuláři do posledního sloupce vpravo označil svým symbolem, že jednotlivé úkoly delegoval řešitelům uvedeným v sloupci řešení. Úkoly, které bude realizovat sám si zapsal formuláře Nezapomeň.

d. Myšlenkové mapy

Tyto mapy jsou návodnými formuláři pro graficko – verbální, nelineární záznam Vašich myšlenek. Jsou schopny zanechat Vaší evidenci myšlenek alespoň dvojrozměrnost, zatímco naše přemýšlení je čtyřrozměrné. Prosté slovní zaznamenání Vašich myšlenek redukuje přemýšlení na rozměr jeden. Více se dozvíte v návodu pro práci s myšlenkovými mapami, který je součástí systému. Pokud se Vám práce s myšlenkovými mapami zalíbí, můžete si obstarat software Mind Manager 2002, což je elektronická, uživatelsky velmi příjemná verze myšlenkových map.

e. Jak navazuje šedá oblast na ostatní oblasti

Při práci v obou oblastech, především pak v šedé, Vám při zaznamenávání poznámek a různých informací mohou vznikat nové úkoly a nápady, informace Vás mohou inspirovat k Vašemu dalšímu rozvoji. Vytvořte si proto nejlépe při týdenní rekapitulaci návyk na „revizi“ šedé oblasti a přeneste úkoly a poznámky do Vašich týdenních nebo denních plánů nebo do formulářů Nezapomeň, Projekt, Aktivity (záleží na Vámi zvoleném postupu), tak, aby Vaše podněty nebyly zapomenuty.

Poznámky na speciálních formulářích (milimetrový, čtverečkovaný papír, apod.) můžete podle potřeby přiřazovat k příslušným projektům nebo je archivovat.

Používáte-li myšlenkové mapy např. pro stanovování svých strategických cílů, je vhodné je archivovat např. pro měsíční nebo roční hodnocení svých úspěchů. Myšlenkové mapy jsou srozumitelné především Vám a pravděpodobně Vám pomohou připomenout Vaše myšlenkové postupy při definování strategických cílů.

Čtverečkový a milimetrový papír a bílé listy

Tyto listy jsou doplňkovými formuláři pro záznam informací a záznam informací se specifickými parametry.

nahoru


Závěr

Právě jste s rychlým Průvodcem prošli možná novou, ještě neobjevenou oblastí Vašeho života. Zdá se Vám cesta k Vašim cílům příliš složitá? Příliš dlouhá? Skutečně není jednoduchá a nedá se vydláždit rychlými a spolehlivými návody. Ne všichni na ní dokáží ujít takový kus, aby se jim stala příjemnou a pomáhající.

Pokud se na tuto cestu vydáte, přeji Vám hodně vytrvalosti. A pokud se budete mít někdy chuť vrátit na tu svoji minulou pohodlnou, nezapomeňte, že každá cesta někam vede, ale ne vždy k Vašim cílům. A možná i ta Vaše minulá cesta vede k Vašim cílům, ale možná je mnohem a mnohem delší a trvala by Vám mnohem a mnohem déle času. Toho máme sice všichni stejně, ale někteří z nás stihnou dojít dál.

Tahle cesta má ještě jednu zvláštnost. Její horizonty se neustále posouvají a rostou s Vámi.

Hodně štěstí!