header image banner

Chcete mít víc času? Tak o něm přemýšlejte

Rozhovor s Tomášem Hůlkou

Hospodářské noviny, 20.11.2006

Tomáš Hůlka šéfuje společnosti, jejíž diáře umožňují lidem lépe plánovat čas. Tvrdí, že pokud si někdo připadá jako štvanec, může si za to do velké míry sám.

HN: Chodíte na jednání včas?

Jistě. A nemám moc rád, když musím na někoho čekat, protože si čas neumí zorganizovat. Samozřejmě, že zákazníkovi odpustím zdržení, protože mi na něm záleží. Ale na dodavatele bývám přísnější.

HN: Využíváte k plánování diáře, které prodáváte?

Využívám, i když ne všechny jejich možnosti. Spíš jen tu část, která mi vyhovuje. Každý si může sestavit různé druhy plánovacích systémů podle svých potřeb. Denní, týdenní, měsíční nebo podle druhu povinností. Pokud mám méně náročné pracovní období, tak moc neplánuji, spoléhám na svou paměť. Ale je-li toho moc, rád diář využiji. Nemyslím si, že by člověk měl být otrokem plánování. Ale jsou lidé, kteří raději plánují, než konají. Nic se však nemá přehánět.

HN: Je ideální denní plánování, týdenní, nebo měsíční?

Preferuji týden – osvědčilo se mi to v praxi. Je totiž dostatečně krátký z pohledu neustále se měnící reality. A je dostatečně dlouhý, aby obsáhl pracovní i volné dny, čas pro práci i relaxaci.

HN: Existují elektronické diáře. Neměly by nahradit ty papírové?

No, teoreticky asi ano. Ale praxe ukazuje, že rozhodně ještě ne. Papír má zatím své nenahraditelné výhody. Daleko snadněji umožňuje osobitý kreativnější záznam například nákres nebo čmáranice. V diáři máte celý časový plán v kontextu ostatních činností. Diář nepotřebuje baterie, nevyžaduje znalosti obsluhy. Člověk není závislý na nějakém servisu. Navíc, pokud si něco zapisujete na papír, přemýšlíte o tom a můžete se k tomu vracet.

HN: Proč vracet?

Třeba si na nějakou činnost vyčleníte čtyři hodiny a trvá to jen tři. Takže příště počítáte na stejnou činnost se třemi hodinami. K téhle korekci konkrétního času k určité činnosti se v elektronickém diáři nedostanete. Zatímco vás ale elektronický diář dokáže třeba na datum či úkol upozornit zvukem, vy se zkrátka musíte naučit se do svých poznámek v diáři dívat.

HN: Někteří lidé kvůli času studují time management. O čem je?

O plánování, organizování času a především o prioritách. Také je o hledání štěstí nebo o dosahování úspěchu. Stejně tak o rolích a úlohách člověka vůči svému okolí a společnosti, ve které žije. Je také o tom proč, jak, co a kdy. Zkrátka, jak řekl guru mnoha manažerů Peter F. Drucker: „Lepší než dělat věci správně, je dělat věci správné.“ Je také o vnitřní disciplíně. Naučíte-li se řešit svůj čas, přemýšlet o něm, přestane vám zbytečně utíkat.

HN: Je time management jen pro manažery?

Vůbec ne. Mezi našimi zákazníky jsou generální ředitelé, živnostníci, ale i řemeslníci, kteří za námi přijedou v montérkách. Řekl bych, že lidé, kteří plánují, jsou přemýšliví a nechtějí ztrácet čas věcmi, které pro ně nemají smysl.

HN: Kdy podle vaší zkušenosti začnou lidé plánovat?

Na školení o organizaci času, které jsme pořádali, nejčastěji přišli ti, kterým to, že neplánovali, způsobilo vážné problémy. Ať zdravotní nebo rozpad rodiny, vyhoření. Člověk by měl díky plánování směřovat ke spokojenosti. Český odborník a lektor Petr Pacovský to ve své knize Člověk a čas vystihl přesně, když řekl: „Prosperita začíná tím, že se cítím dobře.“

HN: Myslíte, že jsou Češi dochvilní?

Ze své zkušenosti mohu říct, že docela ano. Přičemž bych to slůvko „docela“ zdůraznil.

HN: Proč?

Když jsme dělali seminář o time managementu, napsali jsme na pozvánky čas zahájení 9.30 a už předem počítali s tím, že začneme v deset. Nespletli jsme se, půlhodinové zpoždění na konferenci v Praze je takový nevyřčený zvyk. Účastníci z Českých Budějovic přesto dorazili ještě s třicetiminutovým zpožděním a divili se, že jsme začali bez nich. Ale já mám za to, že měli počítat s větší časovou rezervou. Hodně lidí neovládá svůj čas jen proto, že si kladou nereálné cíle. Chtějí stihnout všechno a večer usínají s výčitkami, že mají skluz, že nestíhají. Mnoho cílů ale znamená „manažerovu smrt“.

HN: Co byste poradil štvancům, kteří nestíhají?

Pokud si někdo připadá jako štvanec, může si za to do velké míry sám. Každý z nás má denně k dispozici 24 hodin, v tom je život spravedlivý. Jde jen o to, jak s nimi naložíte a čemu je věnujete. Opravdu jde o již zmíněné priority.

HN: Řada lidí si je stanoví...

Ano, jenže někteří si často pletou pojmy naléhavý a důležitý. Nejdůležitější, nikoli nejnaléhavější, úkol je dobré vyřídit co nejdřív. Divila byste se, kolik hodin lidé běžně věnují nepodstatnému či naléhavému a na nejdůležitější jim nezbude čas. Mají pak pocit, že jim stále něco podstatného uniká, a je to pravda.

HN: Co s tím?

Někdy je prostě lepší deset minut přemýšlet o tom, co je skutečně důležité a pak to udělat, než se nechat vláčet okolnostmi. Manažer má tu výhodu, že může pro něho méně podstatné záležitosti delegovat na své zaměstnance. Pokud má v týmu nápaditého člověka, ať jej nechá, aby spolupracoval na koncepci. Zaměstnanec bude dělat, co ho baví. A na to, o čem by manažer přemýšlel půl dne, on přijde podstatně dřív.

HN: Co bývá zlodějem času?

Cokoli, na co ten čas neefektivně vynakládáte. Chodíte na porady, kde jste zbyteční. Šéf třeba nikomu neoznámí, že si bere den dovolené, a vy ho marně půl hodiny sháníte po celé firmě. Spamy, telefonáty, kolegové, kteří chodí pozdě na porady a čeká se na ně. Promarněných hodin je třeba se zbavit, chcete-li být spokojení a stihnout to, co potřebujete. Všechno nás v podstatě obtěžuje do té míry, do jaké to dovolíme.

HN: Dá se říct, s jakou časovou rezervou by měli lidé při plánování počítat?

Podle teoretiků time managementu běžný vyrovnávací čas tvoří 40 procent celkového času, který je k dispozici. Z toho zpravidla polovinu zaberou neočekávané operativní problémy a úkoly a druhou polovinu pak náš špatný odhad. U nové činnosti či úkolu je dobré plánovat stoprocentní rezervu. Kdo nevěří, ať si vzpomene na nějaký svůj špatný časový odhad a na dobu, za niž to skutečně zvládl.


Autor: Karolina Švidrnochová
karolina.svidrnochova@economia.cz